אין מה להגיד ארגון האירוע דורש זמן והשקעה. משמעות האירוע דורשת הכנה בהתאם. למשל: מסיבת יום הולדת אפשר לתכנן חודש- חודשיים מראש, חתונה חצי שנה ומעלה, ברור שזה רק זמנים משוערים אך חשוב לא להשאיר דברים לרגע אחרון. גם מסיבות חברה דורשים השקעה לא קטנה וכמה שאירוע גרנדיוזי יותר כך יושקע יותר כוח בארגונה. לכן, קחו לכם כמה עוזרים או אנשי מקצוע מחברות הפקות אירועים. אתם תראו שעזרה שתקבלו מהם תהפוך את האירוע לבלתי נשכח.
קודם כל חייבים לחשב את כל אורך המסיבה או האירוע מתחילה ועד הסוף.
הפקת האירוע מורכב מכמה נקודות חשובות:
- בחירת מקום לאירוע- אם תקציב שלכם מאפשר לחגוג "עד הסוף" אז השמיים הם הגבול, בכל מקרה כדאי לבחור סגנון מסוים כדי שהכול יראה בטוב טעם. אם התקציב הוא מוגבל אז יש פה יתרונות משלהם, כי אשפר להשתמש בדמיון שלכם ולמשל להפוך את הדירה שלכם (ליום הולדת של הילדים) למקום מאגדות, להמציא תסריט מסוים לחגיגה ולציין בהזמנה שיגיעו עם תלבושות.
- בחירת תסריט לאירוע (סגנון)- לאחר בחירת המקום אתם יכולים לבחור תוכנית למהלך האירוע, בהתאם לסוג האירוע, זו יכולה להיות מסיבה מאוד שמרנית לעובדי החברה או מסיבה מטריפה עם בועות סבון, זיקוקים וגשם של שמפניה. את הסגנון אפשר למצוא באינטרנט או לבקש מחברת הפקות אירועים שתמיד יהיו להם ראיונות בנושא.
- רשימת המוזמנים- את הרשימה של המוזמנים כדאי להכין מראש. את ההזמנות עדיף לשלוח עם פרק זמן מספיק שמוזמנים יכלו לתכנן את הדברים האישיים ולפנות זמן לאירוע שלכם. אם אתם מארגנים מסיבת תחפושות אז ציינו זאת בהזמנה. בנוסף צרפו להזמנה את מפת ההגעה למקום האירוע.
- ולבסוף כדי מאוד לחשוב על הכיבוד- עדיף לדעת את העדיפויות של האורכים שלכם ובהתאם לזה להכין את התפריט. תחליטו אם אתם מבשלים בעצמכם או מזמנים חברת הקייטרינג, ברור שהחלטה כזאת תלויה בכמות המוזמנים. במסיבה קטנה עדיף לבחור בבופה שזה נותן מקום פנוי רחב יותר.
